Na osnovu clana 173. stav 1. Zakona o upravi u Federaciji
Bosne i Hercegovine ("Sluzbene novine Federacije BiH", broj
28/97), Vlada Federacije Bosne i Hercegovine, na prijedlog federalnog
ministra pravde, donosi
UREDBU O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA UPRAVE
I SLUZBI ZA UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE
I OPCE ODREDBE
Clan 1.
Ovom uredbom uredjuju se kancelarijsko poslovanje u federalnim organima
uprave i federalnim ustanovama, kao i u kantonalnimz upanijskim organima
uprave i kantonalnimzupanijskim ustanovama, i gradskim i opcinskim sluzbama
za upravi (u daljem tekstu: organi uprave i sluzbe za upravu) u Federaciji
Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Federacija), ako propisom kantonazupanije
nije drukcije odredjeno. Odredbe ove uredbe odnose se i na kancelarijsko
poslovanje organizacijskih jedinica federalnih organa uprave, odnosno
kantonalnih
upanijskih organa uprave koje se nalaze van sjedista federalnog organa
uprave, odnosno van sjedista kantonalnih upanijskih organa uprave.
Clan 2.
Kancelarijsko poslovanje obuhvaca: primanje, otvaranje,
pregledanje i rasporedjivanje poste, odnosno akata, zavodjenje akata,
zdruzivanje akata, dostavljanje predmeta i akata u rad, rad s aktima,
razvodjenje predmeta i akata, rokovnik predmeta, otpremanje poste i
stavljanje predmeta i akata u arhivu (arhiviranje) i njihovo cuvanje.
Clan 3.
U okviru kancelarijskog poslovanja pojedini termini imaju
sljedeca znacenja:
1. akt je svaki pisani sastav kojim se pokrece, dopunjuje, mijenja,
prekida ili zavrsava neka sluzbena radnja organa uprave i sluzbe za
upravu;
2. prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crtez i sl.)
ili fizicki predmet, koji se prilaze uz akt radi dopunjavanja, objasnjenja
ili dokazivanja sadrzine akta;
3. predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje
ili zadatak i cini posebnu i samostalnu cjelinu;
4. dosije predstavlja skup vise predmeta koji se odnose na istu materiju
ili istu pravnu ili fizicku osobu i koji se kao
jedna cjelina cuvaju na istom mjestu;
5. fascikl predstavlja omot, kutiju, sanduk, korice i slicno u kojim
je slozeno vise predmeta ili vise dosijea koji se
poslije zavrsenog postupka cuvaju u tim fasciklama;
6. arhivska gradja je sav izvorni i reproducirani (pisani, crtani, stampani,
fotografirani, filmovani, fonografirani ili na
drugi nacin zabiljezeni) dokumentacijski materijal od znacaja za historiju,
kulturu i ostale drustvene potrebe,
koji je nastao u radu organa uprave i sluzbe za upravu bez obzira kad
je i gdje je nastao;
7. registraturski materijal cine spisi (akti i predmeti), fotografski
i fonografski snimci i na drugi nacin sastavljeni
zapisi i dokumenti, kao i knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa,
zapisa i dokumenata, primljeni i nastali u radu
organa uprave i sluzbe za upravu dok su od znacaja za njihov tekuci
rad ili dok iz tog registraturskog materijala
nije odabrana arhivska gradja koja ce se trajno cuvati;
8. pisarnica je organizacijska jedinica ili radno mjesto u organu uprave
i sluzbi za upravu gdje se vrse poslovi iz
clana 2. ove uredbe;
9. arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se cuvaju zavrseni (arhivirani)
predmeti i akti, evidencije o aktima i predmetima, kao i ostali dokumentacijski
materijal do nihove predaje nadleznom arhivu ili do njihovog unistenja.
Clan 4.
Ako posebnim propisima nije drukcije odredjeno, svaki
sluzbeni akt organa uprave, odnosno sluzbe za upravu kojim se vrsi sluzbena
prijepiska s drugim organima, pravnim i fizickim osobama (sluzbeni dopis)
mora sadrzavati sljedece dijelove: zaglavlje, naziv i adresu primatelja,
kratku sadrzinu predmeta, sadrzaj akta, otisak sluzbenog pecata i potpis
ovlastene osobe.
II KNJIGE EVIDENCIJA U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU
Clan 5.
U okviru kancelarijskog poslovanja organi uprave i sluzbe
za upravu vode osnovne i pomocne knjige evidencija o predmetima i aktima
iz svoje nadleznosti. Evidencije o upravnim predmetima iz nadleznosti
Federacije,
jedinstvene su za cijelo podrucje Federacije. Osnovne knjige evidencija
iz stava 1. ovog clana su:
1. upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka,
2. upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka,
3. djelovodnik predmeta i akata,
4. djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu postu,
5. arhivska knjiga.
Pomocne knjige evidencije u kancelarijskom poslovanju uredjuju se propisom
federalnog ministra pravde iz clana 18. ove uredbe, s tim sto se tim
propisom uredjuje i sadrzaj i nacin vodjenja osnovnih knjiga evidencija
iz stava 2. ovog clana.
Clan 6.
Upisnici i djelovodnici iz odredbe clana 5. stav 2. ove
uredbe vode se u vidu knjige s tvrdim koricama, koje se sastoje od potrebnog
broja tabaka papira propisanog formata. Naslovna stranica upisnika,
odnosno djelovodnika sadrzi naziv iz clana 5. stav 2. ove uredbe i godinu
na koju se upisnik, odnosno djelovodnik odnosi. Na unutrasnjoj stranici
upisnika, odnosno djelovodnika, nalaze se, po pravilu propisana pojasnjenja
za njihovo vodjenje. Organi uprave odnosno sluzbe za upravu koji u svom
radu imaju manji broj predmeta i akata u toku godine, mogu jednu knjigu
upisnika, odnosno djelovodnika, voditi za sve predmete i akte svih klasifikacijskih
oznaka iz svoje nadleznosti. Organi uprave, odnosno sluzbe za upravu
koji u svom radu imaju veci broj predmeta i akata, u toku godine, mogu
za predmete i akte svake klasifikacijske oznake voditi poseban upisnik,
odnosno djelovodnik, o cemu odlucuje rukovodilac organa uprave, odnosno
sluzbe za upravu.
Clan 7.
U upisnik prvostepenih, odnosno drugostepenih predmeta
upravnog postupka, upisuju se svi predmeti iz nadleznosti organa uprave,
odnosno sluzbe za upravu, o kojima se rjesava u prvostepenom, odnosno
drugostepenom upravnom postupku u kojima se predmet zavrsava donosenjem
rjesenja, odnosno zakljucka, a koji se pokrecu po zahtjevu stranke,
pravne osobe, druge institucije ili po sluzbenoj duznosti. U djelovodnik
predmeta i akata upisuju se sve vrste predmeta i akata iz nadleznosti
organa uprave i sluzbe za upravu o kojima se ne rjesava u upravnom postupku.
U djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu postu upisuju se predmeti
i akti iz nadleznosti organa uprave i sluzbe za upravu koji su od strane
izdavatelja predmeta, odnosno akta, oznaceni kao povjerljivi ili strogo
povjerljivi. Arhivska knjiga vodi se prema propisu o arhivskoj knjizi
iz stava 4. clana 11. ove uredbe.
Clan 8.
Svi predmeti i akti u kancelarijskom poslovanju iz nadleznosti
organa uprave i sluzbi za upravu obavezno se razvrstavaju po vrsti materije
koja je svrstana u odgovarajuce grupe s propisanim brojcanim oznakama
(u daljem tekstu: klasifikacijske oznake), u skladu sa uputstvom iz
clana 18. ove uredbe. Razvrstavanje predmeta i akata iz stava 1. ovog
clana na klasifikacijske oznake vrsi se u upisniku odnosno djelovodniku
iz clana 5. stav 2. ove uredbe, u skladu sa uputstvom iz clana 18. ove
uredbe, prilikom upisa novoprimljenih predmeta od posiljatelja (ulazna
posta) odnosno novih predmeta za primatelja (izlazna posta).
III ORGANIZACIJA VRSENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA
Clan 9.
Kancelarijsko poslovanje iz nadleznosti organa uprave
i sluzbe za upravu, vrsi se u pisarnici, kao organizacijskoj jedinici
ili radnom mjestu organa uprave, odnosno sluzbe za upravu ili u okviru
zajednicke pisarnice za sve federalne ili pojedine federalne organe
uprave i federalne ustanove, odnosno sve ili pojedine antonalnezupanijske
organe uprave i ustanove, a u gradu odnosnoopcini za sve ili pojedine
gradske, odnosno opcinske sluzbe za upravu. O formiranju zajednicke
pisarnice iz stava 1. ovog clana odlucuje:
1. za federalne organe uprave i federalne ustanove vlada Federacije
Bosne i Hercegovine, na prijedlog federalnog ministra pravde,
2. za kantonalnezupanijske organe uprave i ustanove nadlez ni izvrsni
organ kantonazupanije,
3. za gradske, odnosno opcinske sluzbe za upravu gradonacelnik, odnosno
opcinski nacelnik.
U zajednickoj pisarnici koja vrsi kancelarijsko poslovanje za sve ili
pojedine organe uprave, odnosno sluzbe za upravu, u skladu sa stavom
2. ovog clana, obavezna je i zajednicka arhiva za te organe uprave i
sluzbe za upravu.
IV ARHIVIRANJE PREDMETA I AKATA
Clan 10.
Predmeti i akti i drugi registraturski materijal koji
je primljen, odnosno nastane u radu organa uprave i sluzbe za upravu
cuvaju se u arhivama tih organa i sluzbi u odgovarajucim fasciklima
ili kutijama koje se cuvaju u prostorijama koje moraju biti osigurane
od unistenja, vlage i drugih ostecenja. Povjerljivi i strogo povjerljivi
akti cuvaju se odvojeno od obicnih akata i to na nacin koji osigurava
cuvanje njihove povjerljivosti. U vezi s cuvanjem i koristenjem arhiviranih
predmeta iz oblasti odbrane i unutrasnjih poslova, primjenjuju se propisi
o
zastiti tajnih podataka.
Clan 11.
Cjelokupni registraturski materijal nastao u radu organa
uprave i sluzbe za upravu upisuje se u arhivsku knjigu po godinama i
klasifikacijskim oznakama. Arhivska knjiga vodi se kao opci inventarski
pregled cjelokupnog arhivskog materijala nastao u radu organa uprave
i sluzbe za upravu u toku kalendarske godine. Za formiranu arhivsku
gradju upisivanje u arhivsku knjigu vrsi se po propisu o arhiviranju
koji je vazio u vrijeme kada je gradja formirana. Sadrzaj i nacin vodjenja
i koristenja arhivske knjige za organe uprave i sluzbe za upravu propisat
ce federalni ministar pravde u saradnji s Arhivom Federacije.
Clan 12.
Radi pravilnog arhiviranja i cuvanja predmeta i drugog registraturskog
materijala u arhivu organa uprave i sluzbe za upravu, odnosno zajednickom
arhivu, rukovodilac organa uprave, odnosno sluzbe za upravu obavezan
je donijeti listu kategorija registraturskog materijala s rokovima cuvanja.
Rokovi cuvanja mogu biti utvrdjeni na mjesece, godine i trajno.Lista
iz stava 1. ovog clana donosi se u skladu s propisom iz stava 3. clana
13. ove uredbe. Listu iz stava 1. ovog clana, rukovodioci organa uprave
i sluzbi za upravu duzni su donijeti najkasnije u roku od mjesec dana
od dana stupanja na snagu ove uredbe.
Clan 13.
Organi uprave i sluzbe za upravu duzni su da arhiviranje
predmeta i akata iz svoje nadleznosti vrse prema listi iz stava 1. clana
12. ove uredbe, na koje je saglasnost dao nadlezni arhiv. Arhiviranje
predmeta i akata vrsi se posebno za svaku klasifikacijsku oznaku i prema
rokovima cuvanja koji su utvrdjeni u listi iz stava 1. ovog clana. Uvjete
i rokove cuvanja registraturskog materijala i arhivske gradje, kao i
postupak odabiranja i izdvajanja arhivske gradje iz registraturskog
materijala i nacin primopredaje arhivske gradje izmedju organa uprave
i sluzbe za upravu i nadleznog arhiva propisat ce federalni ministar
pravde u saradnji s Arhivom Federacije. Arhivska gradja iz arhiva organa
uprave i sluzbe za upravu predaje se nadleznom arhivu sporazumno s nadleznim
arhivom, u skladu sa zakonom i drugim propisima.
V SLUZBENA OSOBA OVLASTENA ZA VRSENJE KANCELARIJSKOG POSLOVANJA
Clan 14.
Rukovodioci organa uprave, odnosno sluzbe za upravu, obavezni
su rjesenjem odrediti sluzbenu osobu koja ce neposredno biti odgovorna
za vodjenje kancelarijskog poslovanja iz nadleznosti organa uprave,
odnosno sluzbe za upravu i utvrditi ovlasti te osobe, u skladu sa organizacijom
pisarnice iz odredbe clana 9. ove uredbe.
Clan 15.
Sluzbena osoba ovlastena za vrsenje kancelarijskog poslovanja
duzna je u toku radnog vremena organizirati vrsenje poslova tako da
sluzbeni predmeti, akti i drugi materijali, pecati, zigovi, stambilji
i drugi akti i predmeti stalno budu pod njenim nadzorom i da ne smiju
doci u posjed neovlastenih osoba. Po zavrsetku radnog vremena predmeti,
akti i drugi sluzbeni materijali, pecati, zigovi, stambilji i drugi
akti i predmeti moraju se cuvati u zakljucanim ormarima, kasama, stolovima
ili zakljucani u radnoj prostoriji u kojima je osigurana njihova sigurnost.
Nacin cuvanja odredjuje rukovodilac organa uprave, odnosno sluzbe za
upravu.
VI NADZOR NAD VRSENJEM KANCELARIJSKOG POSLOVANJA
Clan 16.
Rukovodioci organa uprave, odnosno sluzbi za upravu obavezni
su po isteku kalendarske godine formirati komisiju koja ce izvrsiti
kontrolu pravilnosti vrsenja kancelarijskog poslovanja iz nadleznosti
organa uprave, odnosno sluzbe za upravu, u skladu s propisima o kancelarijskom
poslovanju. Nadzor nad primjenom odredaba ove uredbe i drugih federalnih
propisa o kancelarijskom poslovanju vrsi Federalno ministarstvo pravde
putem upravne inspekcije, s tim da, prema potrebi i uz saglasnost Federalnog
ministarstva pravde taj nadzor u opcinskim i gradskim sluzbama za upravu
moze vrsiti upravna inspekcija nadleznog organa uprave kantonazupanije,
a nadzor nad primjenom propisa koji se odnose na arhiviranje predmeta,
nacina njihovog cuvanja i strucnog odrzavanja, odabiranja arhivske gradje
i izdvajanja bezvrijednog registraturskog materijala
i predaju arhivske gradje nadleznom arhivu, vrsi Arhiv Federacije.
VII PRIJELAZNE I ZAVRSNE ODREDBE
Clan 17.
Odredbe ove uredbe primjenjuju se i na kancelarijsko poslovanje
zakonodavnih, odnosno izvrsnih tijela Federacije, kantonaz upanija,
grada i opcina i njihove strucne sluzbe, ako za kancelarijsko poslovanje
tih organa i sluzbi ne postoje posebni propisi.
Clan 18.
Ovlascuje se federalni ministar pravde da u roku od mjesec
dana od dana stupanja na snagu ove uredbe donese uputstvo o nacinu vrsenja
kancelarijskog poslovanja u organima uprave i sluzbama za upravu i utvrdi
odgovarajuce obrasce za knjige evidencija iz clana 5. stav 2. ove uredbe,
kao i propis iz clana 11. stav 4. i clana 13. stav 3. ove uredbe.
Clan 19.
Danom pocetka primjene ove uredbe prestaje primjena Uredbe
o kancelarijskom poslovanju organa uprave i organizacija ("Sluzbeni
list SRBiH", broj 31/71), kao i drugih propisa o kancelarijskom
poslovanju u organima uprave koji se primjenjuju na teritoriju Federacije
do dana pocetka primjene ove uredbe.
Clan 20.
Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja
u "Sluzbenim novinama Federacije BiH", a primjenjivat ce se
nakon isteka 30 dana od dana njenog stupanja na snagu.
V broj 100/98
2. aprila 1998. godine
Sarajevo
Premijer
Edhem Bicakcic, s. r.